L’open space est une configuration qui favorise les échanges entre collaborateurs. C’est aussi un espace ouvert où les informations confidentielles peuvent plus facilement être collectées et divulguées. Certaines solutions d’aménagement permettent de mieux maîtriser la confidentialité des interactions et de répondre plus largement aux grandes problématiques de l’open space.
Les limites du travail en open space
L’open space est devenu incontournable sur le marché de l’immobilier professionnel. Pratique, conviviale et économique, cette solution s’impose dans un grand nombre de structures du secteur tertiaire. Si les avantages sont incontestables pour l’entreprise et pour le salarié, cette configuration ouverte n’est pas sans poser un problème.
Nuisances sonores et baisse de productivité
Les collaborateurs passant de bureaux individuels fermés à des postes de travail ouverts ont tendance à noter une baisse de productivité. Les nuisances sonores sont amplifiées dans les grands espaces. Le bruit dans l’open space est une source d’inconfort considérable. Dans un volume où plusieurs conversations se déroulent en même temps, les voix circulent. Si l’espace n’a pas été correctement aménagé, la réverbération des ondes sonores contre les parois accentue encore les nuisances acoustiques. En conséquence, les salariés souffrent davantage de troubles de la concentration, de fatigue et de stress dus à un environnement de travail bruyant.
Sollicitations et distractions visuelles
Autre facteur de perte de productivité individuelle : les sollicitations et les distractions. Les employés sont plus enclins à solliciter l’aide ou l’avis de leur collègue dans en open space, et c’est aussi l’objectif de cet agencement. Contrairement aux bureaux individuels fermés, les postes de travail en open-space simplifient les allées et venues dans l’espace professionnel de chaque collaborateur. Mais, les individus ont aussi besoin de faire le vide autour d’eux pour s’adonner à une tâche complexe. S’ils sont constamment interrompus de manière directe ou indirecte, les délais de réalisation tendent à s’allonger et les erreurs sont aussi plus fréquentes.
Besoin d’un espace professionnel privé
L’open space est un espace partagé où le poste de travail lui-même n’est pas figé. En flex-office, chaque salarié peut occuper différents plans de travail d’un jour à l’autre. Ce qui ne l’empêche pas de personnaliser son espace temporaire en y ajoutant des objets décoratifs, des souvenirs, une plante… Ce sont des repères qui permettent de s’approprier un plan de travail, même pour quelques heures.
La confidentialité, une autre problématique spatiale et acoustique
Garantir la confidentialité des échanges et des informations sensibles de l’entreprise est un autre défi en open space.
Des espaces réservés à l’échange d’informations privées ou sensibles
Certaines informations n’ont pas vocation à être partagées en dehors de l’entreprise. Il s’agit notamment des données commerciales confidentielles, comme les fichiers clients, mais aussi des renseignements stratégiques sur l’organisation et les futures décisions de l’entreprise
Ces données privées peuvent aussi concerner les employés ou les futurs collaborateurs. Les entretiens menés dans le cadre d’un processus de recrutement ou de suivi doivent ainsi se dérouler idéalement dans un espace fermé, retiré, où les informations pourront être plus librement échangées.
La maîtrise de la propagation du son
Un espace visuellement fermé tend à libérer la parole des interlocuteurs, mais est-il réellement plus confidentiel ? Pas nécessairement. Un espace fermé qui ne fait pas obstacle à la diffusion du bruit peut même être trompeur pour le collaborateur. L’exemple le plus parlant est celui du rideau opaque, qui instaure un sentiment d’isolement, mais qui n’a aucun effet sur la propagation du son. Les informations échangées dans un tel espace à voix haute, auraient pu tout aussi bien être partagées avec l’ensemble de l’open space.
Comment renforcer la confidentialité dans l’open space ?
Pour améliorer la qualité de vie au travail des salariés et renforcer la confidentialité des échanges en open space, Espaces Mobiles propose des solutions spécialement conçues pour l’aménagement d’espaces professionnels.
Cloisons extensibles pour un confort acoustique optimal
Vous pouvez conserver l’esprit open space avec des parois extensibles dotées de propriétés acoustiques avancées. La cloison est tirée dès que vous avez besoin de cloisonner un volume bruyant ou de créer un espace de confidentialité avec une isolation sonore renforcée.
Créer des séparations visuelles selon ses besoins
Les distractions peuvent aussi être d’ordre visuel : entrées/sorties, déplacements, contenus des écrans… Plusieurs éléments perçus dans le champ de vision du collaborateur peuvent réduire son niveau de concentration. Les cloisons amovibles coulissantes sont un bon moyen de créer facilement et rapidement un espace de tranquillité.
Tranquillité et confidentialité, même en open space.
Grâce aux cloisons mobiles, vous avez la possibilité de fermer un espace pour répondre à un besoin ponctuel de confidentialité.
Cet espace pourrait aussi bien servir à émettre ou à recevoir des appels téléphoniques, qu’à organiser des entretiens avec les collaborateurs ou avec des candidats dans le cadre d’un recrutement.
Pour conserver une dynamique de groupe forte, même avec les parois closes, vous pouvez opter pour des cloisons mobiles vitrées. Un bon compromis entre continuité visuelle et isolation sonore.