Le télétravail est aujourd’hui rentré dans la norme pour beaucoup d’entreprises. Mais les salariés doivent pouvoir se retrouver sur leur lieu de travail pour prendre des décisions stratégiques. Il est donc important de proposer aux collaborateurs des espaces adaptés à la productivité et à l’innovation.
Quels sont les besoins en aménagement pour votre salle de réunion ?
Avant de vous lancer dans l’aménagement d’une salle de réunion, il faut pouvoir définir quelle sera son utilité. Entre réunions formelles, visites clients, conférences et formations, ou ateliers brainstorming, il faut choisir. Après cela, il faut pouvoir spécifier la capacité d’accueil et l’espace disponible selon le type de salle souhaitée.
Plus longues et conventionnelles, les réunions formelles ont souvent lieu dans de grandes salles impersonnelles, regroupant plusieurs personnes. A contrario les visites clients ne requièrent pas de très grands espaces de réunion. Mettez plutôt l’accent sur le côté intimiste et confidentiel du lieu.
Après avoir déterminé votre salle de réunion, aménagez l’intérieur pour mettre à l’aise tous les collaborateurs amenés à s’y rendre.
Optimiser l’attention des utilisateurs
Capter l’attention de ses collaborateurs peut parfois s’avérer compliqué. Les participants d’une réunion passent 70% de leur temps à ne pas être attentifs en réunion. Si la raison est simplement physiologique, il existe différents moyens de favoriser l’attention et d’améliorer les interactions.
1. Créer une ambiance cosy dans les salles de réunion
On a souvent tendance à associer les salles de réunions à des endroits froids et impersonnels. Une fois à l’intérieur, le collaborateur doit pouvoir se sentir à l’aise. Commencez par installer des plantes. La végétalisation des bureaux accroît la productivité et le bien-être.
Pour l’éclairage, choisissez des lumières aux couleurs chaudes. Préférez des enseignes lumineuses, idéales pour créer une atmosphère inspirante. Il est aussi possible de choisir des éclairages adaptatifs. Variez l’intensité et la couleur selon l’ambiance et l’usage recherchés.
Et pour changer les 4 murs blancs qui vous entourent, vous pouvez choisir d’ajouter un peu de couleur, avec parcimonie. Du rouge pour la productivité, du bleu pour la créativité, ou du vert pour la concentration. Chaque couleur répond à un besoin.
2. Privilégier du mobilier innovant
En moyenne, on estime qu’un salarié passe 8h par semaine en salle de réunion. Il faut donc éviter que les collaborateurs se sentent mal à l’aise et se tortillent durant les différentes interventions.
Les salles de réunion et de conférence doivent donc suivre les meilleures pratiques en matière de conception de bureaux. Pour stimuler créativité et productivité, adoptez des assises peu conventionnelles comme des poufs, des fauteuils ou des chaises roulantes. Faciles à déplacer, ils permettent une grande liberté d’aménagement.
Pour les tables, choisissez des tables mobiles, rabattables, pliantes, ou des chaises avec tablette intégrée. Elles permettent de configurer plus aisément la salle en fonction des besoins et du nombre de participants.
3. Respecter les espaces de chacun
Si le confort passe par l’aménagement du mobilier, il ne faut pas oublier que respecter les espaces de chacun y contribue aussi. Selon le type de réunion organisée, le nombre de participants peut varier. Il est important que chacun soit à l’aise pour pouvoir participer pleinement à l’intervention.
L’espace vital de chacun doit être préservé. Certaines métriques sont à respecter pour le bien-être de tous. 60cm doivent séparer deux individus en situation d’écoute, et 70cm si ceux-ci doivent prendre des notes ou travailler sur un support.
Et pour une mobilité totale, prévoyez 1m entre la table et les cloisons pour faciliter les déplacements. N’oubliez pas d’optimiser l’espace pour faciliter la circulation des personnes à mobilité réduite.
4. Favoriser les échanges grâce à un aménagement astucieux
Lors des réunions, les participants rencontrent parfois des difficultés à s’exprimer librement. Pour améliorer les échanges, il convient d’utiliser des supports physiques ou numériques. Optez par exemple pour des tableaux blancs sur lesquels écrire les idées.
À l’ère du numérique, on peut voir apparaître des écrans interactifs et tactiles dans les salles de réunions. Ils permettent d’échanger en temps réel sur les idées de chacun. Et pour ceux qui aiment écrire, il existe aujourd’hui des tableaux effaçables directement intégrés aux tables de réunions. Détaillez et expliquez facilement vos idées en coup de feutre.
5. Créer des salles de réunions personnalisables
Même l’ajout de détails à la conception de votre salle de conférence peut faire une énorme différence dans la productivité d’une réunion. Ouverts ou fermés, osez créer des espaces studieux et décontractés.
Pour cela de nombreuses entreprises optent pour des conceptions de salles de conférence flexibles et personnalisables. Il n’est pas nécessaire de démonter les cloisons, la flexibilité vient avec des séparateurs muraux amovibles et cloisons rétractables.
Ils permettent de diviser une pièce en deux zones de réunion petites ou fusionner plusieurs espaces pour s’adapter à un grand groupe. Les séparateurs muraux sont une solution rapide et facile pour l’agrandissement de l’espace. Ils se présentent sous forme de meubles, de paravents ou de cloisons mobiles.
Une salle de réunion modulable avec Espaces Mobiles
Espaces Mobiles, spécialiste des cloisons mobiles, propose une large gamme de modèles durables et fonctionnels, adaptés à toutes les exigences. Il devient plus facile de créer des espaces modulaires dans des environnements exigeants.
Les cloisons mobiles au bureau permettent de repenser les espaces. Elles sont faciles à déplacer et à ranger, ce qui accroît le nombre de possibilités d’aménagement. Idéales pour des salles de classes ou de réunions, les cloisons se composent de plusieurs panneaux insonorisés qui recréent de vrais murs mobiles acoustiques.
En plus de l’insonorisation, les cloisons Espaces Mobiles présentent des propriétés hydrofuges, ignifuges ou encore certifiées FSC. Vitrées ou pleines, les cloisons et murs mobiles sur rail peuvent être agencées de différentes manières. Et pour une discrétion totale, les cloisons peuvent se ranger dans des armoires ou des niches prévues à cet effet.